Diferencias entre los gestores de programas y los gestores de proyectos

PRINCIPALES CONCLUSIONES

• Los responsables de productos se centran en definir qué compilar y por qué, mientras que los responsables de programas supervisan varios proyectos para alinearlos con las metas estratégicas.

• La gestión de proyectos se centra en la entrega de proyectos individuales, mientras que la gestión de programas coordina varios proyectos relacionados para apoyar metas empresariales más amplias.

• Tanto la gestión de proyectos como la de programas requieren competencias de comunicación, planificación y metodologías ágiles, pero difieren en el alcance y los objetivos.

• Evalúa las necesidades de tu organización para determinar si se necesita a un responsable de programa, a un responsable de proyecto o a ambos.

Los roles de director de programas y gestor de proyectos pueden parecer similares, pero son dos puestos distintos en la metodología ágil. En el contexto de la gestión ágil de proyectos, los directores de programas se aseguran de que el trabajo de los equipos ágiles se alinee con la estrategia a largo plazo de la empresa.

Tienen en cuenta el panorama general y colaboran en la iniciativa global de la empresa. Los gestores de proyectos, por su parte, son trabajadores de primera línea que lideran un equipo según los plazos y las entregas. Se centran en las actividades del día a día que contribuyen a los objetivos globales.

En este artículo se describe la diferencia entre los roles de gestor de programas y gestor de proyectos, incluidas sus responsabilidades y funciones en una empresa.

¿Qué diferencias hay entre un gestor de programas y un gestor de proyectos?

Un gestor de proyectos se encarga de liderar proyectos individuales hasta su finalización, centrado en objetivos concretos, plazos y entregas. En cambio, un gestor de programas supervisa múltiples proyectos relacionados para alinearlos con la estrategia y las metas empresariales.

Por lo general, un gestor de programas cuenta con más experiencia y combina conocimientos de gestión de proyectos con una visión global y habilidades de liderazgo sólidas.

¿En qué se diferencian la gestión de programas y la gestión de proyectos?

La diferencia entre la gestión de programas y la gestión de proyectos radica principalmente en el alcance y el enfoque.

• La gestión de proyectos se centra en llevar a cabo un único proyecto para cumplir objetivos, plazos y presupuestos concretos.

• La gestión de programas, en cambio, supervisa un conjunto de proyectos relacionados para alinearlos con objetivos de negocio más amplios.

Mientras la gestión de proyectos se enfoca en las tareas diarias y las entregas, la gestión de programas adopta una visión global, coordinando esfuerzos y recursos entre proyectos.

En resumen, la gestión de proyectos impulsa iniciativas individuales, mientras que la gestión de programas guía la estrategia general.

¿Qué hace un gestor de programas?

Los directores de programas se encargan de un grupo de proyectos que, en su conjunto, se conocen como "programa". Este rol es similar al de un gestor de productos, que se encarga de identificar las necesidades de los clientes y la empresa.

Los gestores de proyectos, por su parte, trabajan con los directores de programas para desarrollar un plan de proyecto para su equipo. Se coordinan con alta dirección en cuanto a las metas y los objetivos empresariales de la empresa. Actúan como asesores estratégicos y definen nuevas líneas de actuación.

Para los gestores de programas, es fundamental garantizar la alineación entre los objetivos estratégicos, el programa y los equipos. También supervisan la ejecución del programa para asegurar la colaboración entre proyectos y equipos.

Se encargan de organizar y coordinar proyectos relacionados, definir la estrategia y, a menudo, supervisar el desempeño de los gestores de proyectos. Además, gestionan los plazos, los presupuestos, los riesgos y los recursos.

Suelen usar carteras o un software de gestión de proyectos con paneles detallados y funciones de colaboración para que todo funcione según lo previsto.

¿Qué hace un gestor de proyectos?

Los gestores de proyectos supervisan un equipo que realiza las actividades relacionadas con un proyecto del programa. Son los propietarios del proyecto y se encargan de su ejecución de principio a fin. 

La gestión de proyectos implica supervisar y dirigir proyectos a corto plazo con un cronograma del proyecto y una fecha de finalización definidos. Por ejemplo, los gestores de proyectos crean el flujo de trabajo multifuncional de un proyecto y un equipo.

Se centran en las operaciones diarias, como las prioridades, las tareas, los hitos y las entregas. Este rol se centra en cumplir los plazos, con una menor participación en la visión general de la organización.

Por ejemplo, los gestores de proyectos suelen encargarse de proyectos de menor escala, como la implementación de una nueva solicitud de función. Establecen el alcance de un proyecto y asignan los recursos para cumplir los objetivos correspondientes. Los gestores de proyectos pueden tener la función de expertos en scrum si la empresa usa el marco Scrum.

Diferencias entre las habilidades de los gestores de proyectos y los gestores de programas

Las habilidades del director de programas y el gestor de proyectos tienden a solaparse. Ambos deben saber comunicarse de forma clara, estar orientados a los procesos, tener un pensamiento táctico y estratégico, y conocer las metodologías ágiles.

Cada rol debe estar enfocado en las métricas, ser capaz de analizar los datos y ajustar los proyectos y los plazos en función de los resultados de este análisis. Además de estas habilidades comunes, un gestor de programas debe tener una visión más amplia que los gestores de proyectos.

Los gestores de programas deben centrarse en los aspectos globales de distintos proyectos y decisiones, así como en la forma en que los proyectos interrelacionados contribuyen a los objetivos de la empresa. Las competencias de un gestor de proyectos se basan en la organización, así como en una sólida gestión de plazos, control del presupuesto y visibilidad sobre la carga de trabajo del equipo.

Diferencias entre las metas de un gestor de proyectos y de un gestor de programas

En lo que respecta a los directores de programas, los objetivos son más estratégicos y tratan de alinear el propósito del programa con la misión de la empresa. Se centran en la forma en que los objetivos del programa aportan valor a la empresa y a las partes interesadas. 

Los gestores de proyectos, por su parte, tienen en cuenta los detalles del día a día de un proyecto para garantizar que el equipo cumpla los objetivos del proyecto. Se centran en los hitos, las entregas y la gestión de los recursos para ejecutar de manera eficiente los proyectos que aportan valor a los clientes.

Otra de las prioridades de los gestores de proyectos es cumplir los plazos, mientras que los directores de programas se encargan de la forma en que cada proyecto contribuye al panorama general de la organización.

Qué herramientas usan los gestores de programas y de proyectos

Ambos profesionales deben dominar el software de gestión de programas y proyectos para asignar los recursos, hacer un seguimiento del progreso y medir el éxito con precisión. También deben estar familiarizados con los sistemas de gestión de contenido y utilizar herramientas como las tablas de RACI, que definen los roles de los miembros del equipo en un proyecto determinado.

Las historias de usuario son una herramienta útil que permite a los gestores de programas centrar los objetivos empresariales en las necesidades de los usuarios. Dado que las personas que gestionan programas tienen un enfoque más amplio que las que gestionan proyectos, también deberían estar familiarizadas con las soluciones de gestión de actividades.

Estas herramientas ayudan a los gestores de programas a gestionar múltiples proyectos sin problemas.

¿Cómo colaboran los gestores de programas y los gestores de proyectos?

Los gestores de programas y los gestores de proyectos deben colaborar estrechamente. Confían mutuamente para lograr las metas y los objetivos de los programas. 

En la jerarquía tradicional, el gestor de proyectos depende del gestor de programas. Esto se debe a que un gestor de proyectos trabaja en una parte del programa, de la que el gestor de programas es el principal responsable.

Sin embargo, en estructuras más horizontales, trabajan como partners para determinar la manera más adecuada de dividir un programa en proyectos más pequeños e interconectados. Esto requiere un software de base de conocimientos como Confluence para mantener a los equipos organizados.

Ambos roles a menudo dependen de Confluence para mantener la comunicación, documentación y todo tipo de flujos de trabajo en un espacio centralizado. Conectar Confluence con Jira como herramientas de gestión de proyectos es una combinación clave para lograr una colaboración eficaz.

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Con paneles en tiempo real, herramientas de asignación de recursos y funciones de comunicación integradas, Jira ayuda a los gestores de programas a supervisar múltiples proyectos y alinearlos con las metas empresariales Los gestores de proyectos pueden seguir el progreso fácilmente, coordinar equipos y resolver cuellos de botella.

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Gestor de programas frente a gestor de proyectos: preguntas frecuentes

¿Pueden los gestores de proyectos convertirse en gestores de programas?

Sí, muchos gestores de programas comienzan como gestores de proyectos. Sin embargo, para progresar a ese nuevo rol, un gestor de proyectos debe estar dispuesto a adquirir competencias nuevas y a recibir formación laboral adicional, lo que incluye programas de certificación.  

Si gestionas proyectos, te interesará participar más en proyectos a gran escala. De esa forma, adquieres las herramientas para dirigir varios proyectos a la vez.

¿Se considera que los gestores de programas están por encima de los gestores de proyectos?

La primacía de estos roles depende totalmente de la estructura jerárquica de la empresa. En una jerarquía más tradicional, el gestor de proyectos suele estar subordinado al gestor de programas, quien a su vez, está subordinado a la alta dirección, los vicepresidentes o el presidente de la empresa.

Sin embargo, en jerarquías más horizontales, los gestores de programas y proyectos son partners cercanos, que colaboran para cumplir los objetivos de la empresa.

¿Cómo sé si necesito un gestor de programas o un gestor de proyectos para mi equipo?

Ambos roles aportan valor: el gestor de proyectos impulsa la ejecución de proyectos individuales, mientras que el gestor de programas define la estrategia y supervisa varios proyectos relacionados.

Si necesitas que alguien alinee la actividad con las metas de la empresa, elige un gestor de programas. Para una ejecución concreta, cuenta con un gestor de proyectos.

En la práctica, muchos equipos necesitan ambos perfiles para que el programa prospere.